Kirjoittajalta Soluto

IT-laitehankinnoissa on vuosien varrella iskostunut yleinen käsitys siitä, että omistaminen on ainut tapa hankkia IT-laitteet. Omaksi ostaminen on usein järkevää, mutta ei välttämättä aina. Tässä oppaassa käsittelemme, milloin IT-laitteet kannattaa ostaa omaksi, milloin vuokrata laitteet leasingilla ja milloin vuokrata laitteet lyhyeksi aikaa. 

Omaksi ostaminen

Kun haluat uudet laitteet itsellesi nopeasti ja ilman välikäsiä, omaksi ostaminen on helpoin vaihtoehto.

Itselleen ostaessaan laitteiden omistaja ei ole ilmoitusvelvollinen kenellekään siitä, mitä laitteille käytössä tapahtuu. Kun hankinnat maksaa kerralla pois, ne eivät ole enää myöhemmin vaikuttamassa yrityksen talouteen,vaikka saattavat rasittaa yrityksen kassaa erityisesti hankintahetkellä. Omaksi ostettaessa on tärkeää muistaa, että laitteen tulisi palvella käyttäjää koko laitteelle suunniteltu käyttöikä, oli laitteelle suunniteltu käyttöiäksi sitten 2, 3 tai 5 vuotta. Omaksi ostaessaan moni yritys saattaa tehdä virheen ja säästää erityisesti laitteen hankintahinnassa hankkimalla käyttötarkoitusta kevyemmän ratkaisun, koska kalliimman laitteen hankintahinta rasittaa ostohetkellä yrityksen kassaa enemmän. 

Käyttötarkoitusta kevyempi laitehankinta saattaa toimia hyvin käytössä jonkin aikaa. Kuitenkin tietotekniikan kehitys, ohjelmistojen jatkuvasti kasvavat resurssitarpeet ja yrityksen käyttöönsä ottamat uudet teknologiat tekevät nopeasti liian kevyestä laitehankinnasta käyttäjän kannalta haastavan. Kehittyvät ohjelmistot ja teknologiat vaativat tietokoneelta koko ajan enemmän kapasiteettia ja suoritustehoa. Laitteesta saattaa myös puuttua tarvittavia liitäntöjä, joita tarvitaan esim. neuvotteluissa, kun halutaan näyttää muille esitysmateriaaleja tai jos etätyössä haluaa liittää tietokoneeseensa vaikkapa ulkoisen näytön tai tulostimen.  Myös akun kestävyys heikkenee nopeasti, jos laitteen kapasiteetti on jatkuvasti äärirajoilla. Silloin esim. kannettava tietokone on pidettävä jatkuvasti kiinni verkkovirrassa, jotta sillä voi tehdä työtä.

Omaksi ostaminen on kuitenkin yrityksen kannalta täysin varteenotettava ratkaisu, kunhan laitehankinnat suunnitellaan palvelemaan laitteen käyttäjän ja yrityksen tarpeita. 

Leasing

Yksi leasinglaitteiden parhaimmista puolista on tietokoneiden elinkaaren hallinta, jolla pidetään huoli työntekijöiden työkoneiden toimivuudesta ja sujuvasta vaihtoprosessista ennen kuin aika ajaa tietokoneista ohitse. Leasingissa vanhat koneet eivät jää yrityksen nurkkiin, vaan ne vaihdetaan asiakkaan halutessa leasingajan jälkeen uusiin laitteisiin. Tämä auttaa pitämään yrityksen IT-järjestelmän paremmassa kunnossa ja käyttäjät tyytyväisinä, kun työvälineet ovat kunnossa. Vaihtoehtoisesti laitteet voi myös lunastaa itselleen, jos yritys tarvitsee esimerkiksi varakonetta työntekijän koneen hajoamisen varalle tai jos osa henkilökunnasta haluaa vuokrakauden jälkeen ostaa koneita itselleen esim. kotikäyttöön. 

Leasinghankinnoissa kuukausittaiset kulut pysyvät kiinteinä, kun koneista maksetaan kuukausittain tiettyä summaa, eikä laitehankintaa varten tarvitse kiinnittää kerralla isoa pääomaa. Leasinghankinnat ovat myös helposti budjetoitavissa ja ne voi olla kulujen näkökulmasta helpompi kohdistaa tiettyyn kustannuspaikkaan raportointia varten.Myös leasingsopimuksen kesto on joustava, voitte valita leasingkauden joustavasti aina 60 kuukauteen saakka. Yleisimmin työasemat ja kannettavat otetaan 36 kk pituisella leasingilla, kun taas yksittäiset älypuhelimet 24 kk pituisella leasingilla. Palvelinjärjestelmissä ja kopiokoneissa on yleisimmin 48 kuukauden pituinen leasingkausi. Leasingsopimuksen pituus sovitaan tapauskohtaisesti, yrityksen tarpeet huomioiden.Yksittäistapauksissa leasingyhtiön kanssa voi neuvotella pidemmän tai lyhyemmän sopimuksen.

Leasingkulut kohdistuvat kirjanpidossa liiketoiminnan kuluiksi, eikä omaksi ostamisen tapaan investoinneiksi, josta kirjanpidollisesti tehdään tasapoistoja.

Halusitte sitten ostaa laitteet omaksi tai vuokrata ne leasingillä, voitte olla yhteydessä myyntiimme myynti@soluto.fi  Autamme punnitsemaan ja suunnittelemaan tarkemmin kumpi laitehankintamalleista olisi teille parempi ja voiko esimerkiksi osan laitteista hankkia omaksi ja osan leasingilla. 

Lyhytvuokraus

Kun tarve kannettavalle tietokoneelle tai iPadille on vain päiviä tai enimmillään muutamia kuukausia, on Soluton lyhytvuokrapalvelu hyvä vaihtoehto. Meiltä saa nopeallakin varoitusajalla esimerkiksi varakoneen huoltoon menevän laitteen tilalle. Myös erilaiset tapahtumat ja koulutukset ovat yleisiä käyttötarkoituksia vuokrakoneillemme.

Yleisimmät asiakkaamme ovatkin mm. tapahtumantuottajat ja koulutuksia järjestävät yritykset. Laitteitamme tilataan myös paljon tilapäistyöntekijöiden käyttöön, kuten harjoittelijoille, kesätyöntekijöille ja freelancereille. 

iPadit ja kannettavat tietokoneet toimitetaan asiakkaille aina käyttövalmiina ja mahdollisilla asiakkaan toivomilla lisäsovelluksilla. Tilauksen voi noutaa toimistoltamme ja halutessanne toimitamme laitteet toimistollenne tai esim. suoraan tilaisuuteenne. Tilaisuuden jälkeen noudamme laitteet pois, eikä teidän tarvitse puuttua kuljetukseen liittyviin asioihin. PK-seudulla toimitamme laitteet kuriirilla ja muualle Suomeen postitse.

Vuokra-asioissa voitte olla yhteydessä asiakaspalvelu@it-vuokraus.fi

Myrsky Märijärvi toimii Solutossa vuokravastaavana. Hän kiinnostui heti Solutossa aloitettuaan vuokraliiketoiminnasta ja on pikkuhiljaa vienyt sen prosesseja eteenpäin. ”Vuokravastaavana hoidan asiakaspalvelua, joka kattaa niin tarjouspyyntöihin vastaamisen kuin kuriirin tilaamisen toimitettaville tilauksille. Aiemmin pyöritin koko pakettia, jolloin myös ajelin toimitukset perille ja asensin laitteet itse, mutta toiminnan laajennettua sain apukäsikseni tekniikan kaverit asentamaan laitteet valmiiksi ja kuriiripalvelun toimittamaan tilaukset mennen ja tullen.”

Myrsky kertoo, että vuokravastaavan työssä parasta ovat ihmiset. ”Tässä työssä pääsee olemaan tekemissä tosi monipuolisesti erilaisten tapahtumien ja persoonien kanssa.” Erityisesti tapahtuma- ja koulutusjärjestäjät ovat löytäneet Soluton IT-vuokrauksen. Myrsky kertoo, että asiakkaita on kuitenkin laidasta laitaan. ”Meidän laitteitamme on mennyt elokuvien kuvauksiin propeiksi, erilaisten lajien kisoihin, yritysten asiakaskyselyihin heidän liiketiloihinsa ja yritysten harjoittelijoiden väliaikaiseen käyttöön. Vain muutamia mainitakseni.”

Nopeissa käänteissä mukana

Vuokravastaavan työssä tulevat usein esille tapahtuma-alan hektisyys ja nopeat käänteet. ”Välillä voi vielä tapahtuman aamunakin tapahtua tilauksiin muutoksia. Tällöin mielelläni otan yhden huolenaiheen asiakkaan harteilta pois, ettei ainakaan tarvittavista laitteista jää tapahtuma kiinni.” Myrsky kertoo nauttivansa työtehtävänsä vaihtelevuudesta. ”On mahtavaa, että tässä työssä yksikään päivä ei ole samanlainen kuin edellinen.”

Myrskylle tulee mieleen tilanne, missä Soluton lupaus nopeasta vuokrapalvelusta joutui erityiseen testiin. ”Olimme asiakkaan kanssa sopineet tapahtumassa tarvittavista laitteista jo hyvissä ajoin, mutta asiakas huomasi pikkumutkan heidän tarpeissaan ja vielä yksi standi iPadeineen piti saada matkaan. Tilanne olisi ollut muuten tavanomainen, mutta toimitus oli Tsekkeihin. Kahta puhelinsoittoa, yhtä sähköpostia ja tuntia myöhemmin toimitus oli lähtövalmiina. Standi saapui ajoissa kaksi päivää myöhemmin järjestettyyn tapahtumaan.”

Vuokralaitteet tarpeen mukaan

Myrsky kokee, että IT-laitteiden vuokraus on hyvä vaihtoehto aina silloin, kun asiakas tarvitsee IT-laitteita vain lyhyen aikaa. Hän neuvoo mielellään ensimmäistä IT-laitteiden vuokratoimitustaan suunnittelevaa yritystä. ”Sopivan vuokralaitekannan suunnittelussa kannattaa aina lähteä siitä, missä tilaisuudessa laitteita käytetään, mihin tarkoitukseen ja kenen niitä on tarkoitus käyttää.”

Jos asiakas vuokraa laitteet esimerkiksi messutapahtumaan, hänen kannattaa miettiä, käyttääkö laitteita itse vai tulevatko ne asiakkaiden käyttöön. ”Jos tekstiä kirjoitetaan vain vähän ja laite tulee enemmän messuständillä vierailevien asiakkaiden käyttöön, iPad on hyvä vaihtoehto. Kannettava tietokone taas on helpompi vaihtoehto, jos on selkeästi tarve perinteisen tietokoneen käytölle. Esimerkiksi Office-ohjelmat toimivat sujuvammin tietokoneella, jos tarvitsee muokata tiedostoja.” Myrsky neuvoo, että iPad-ständi suojaa laitetta mahdollisilta varkauksilta, mikäli laitteet jäävät ständille välillä ilman valvontaa.

”Pöytätelineen saa kiinnitettyä pöytään kiinni ja oman jalkansa varassa seisova teline painaa niin paljon, ettei sitä saa ilman huomion kiinnittämistä vietyä mukanaan.”

Asiakkaalle vaivaton vaihtoehto

Myrsky toivoo, että tulevaisuudessa yhä useampi yritys löytäisi IT-vuokrauksen. ”Asiakkaan kannalta vuokraus on todella vaivaton vaihtoehto. Laitteet tulevat sinne, missä niitä tarvitaan. Käyttövalmiina ja tietoturvallisina. Lisäksi noudamme laitteet ja tyhjennämme tietoturvallisesti. Jos vertaa tilannetta siihen, että asiakas ottaisi käyttöön toimistolla puoli vuotta käyttämättömänä olleen laitteen ja alkaisi päivittää sen ohjelmistoja ja tietoturvaa, vuokraamalla asiakas pääsee paljon pienemmällä vaivalla.”

Lisäksi vuokraaminen on erinomainen vaihtoehto silloin, kun laitteita tarvitaan enemmän kerralla. ”Aika harvalla yrityksellä on useita ylimääräisiä laitteita toimistolla. Eikä omassa työkäytössä olevia laitteita kannata muutenkaan antaa asiakaskäyttöön.”

Myrsky kiinnittää huomiota myös ympäristönäkökulmaan. ”Kyllähän IT-laitteen hiilijalanjälki pienenee huomattavasti, kun se tekee ns. ”täyden elämäntyön”. Meillä vuokralaitteet palvelevat eri asiakkaita, kunnes niissä alkaa puhti loppumaan. Sen jälkeen Soluton elinkaaripalvelut ottavat laitteen käsittelyyn ja se kierrätetään oikeaoppisesti.”

Myrsky toivookin, että yritykset muistaisivat myös vuokrausvaihtoehdon laitetarpeitaan miettiessään. ”Monessa tilanteessa vuokraus on ainakin omasta mielestäni se paras vaihtoehto.” 

Ensin oli idea. Ideana oli vuokrata iPadeja lentokentällä lentoaan odottaville matkustajille. Miten tämä idea kehittyi ja muodostui lopulta nykymuotoinen IT-vuokraus-palvelu?

Soluton IT-vuokrauksen tarina alkoi vuonna 2014, kun eräs innovatiivinen solutolainen törmäsi New Yorkin Starbuckissa mahdollisuuteen lainata iPad kahvilakäynnin ajaksi. Tästä syntyi alkuperäinen idea lentokentällä matkustajille vuokrattavista iPadeista.

Koska Solutossa haluttiin edelleen palvella nimenomaan yritysasiakkaita, pohdinnan alle otettiin, millaisia IT-laitevuokratarpeita yritysasiakkailla voisi olla. Mietimme myös, olisiko vuokralaitteille lainkaan kysyntää, kun aina oli kuitenkin mahdollista ostaa laite omaksi. Halusimme kuitenkin kokeilla idean kantavuutta ja kehitimme ensimmäisen version IT-laitteiden vuokrapalvelusta. Uuden vuokrauspalvelun kokeilemiseen mahdollisuuden tarjosi Soluton Yritystenverkkokauppa, minne lisättiin osio IT-laitteiden vuokraukselle.

Asiakkaita alkoi kertymään pikkuhiljaa. Ensimmäisenä IT-vuokrauspalvelun löysivät tapahtumanjärjestäjät, jotka muodostavat myös tänä päivänä yhden suurimmista asiakasryhmistämme. Myös messuille osallistuvat yritykset, koulutusjärjestäjät ja tuotekehittäjät löysivät palvelun. Solutossa huomattiin, että pienestä kokeilusta oli kasvanut tärkeä liiketoiminnan osa ja näin alkoi nykymuotoisen IT-vuokrauksen kehittäminen.

Kuten muidenkin Soluton palveluiden kehittämisessä, myös IT-vuokrauksen kehittämisen lähtökohdaksi haluttiin ottaa asiakkaiden tarpeet. Asiakkaille oli usein tärkeää, että laitteet sai käyttöön nopeasti ja vaivattomasti ja mahdollisimman valmiiksi asennettuina. IT-laitteiden tuli ikään kuin ilmestyä itsestään paikalle käyttövalmiina ilman, että asiakkaan piti itse stressata niiden paikalle saamisesta ja asentamisesta. Tältä pohjalta muodostui nykyinen prosessi, joka tuo IT-vuokralaitteet kiireisen asiakkaan luo niin valmiina kuin mahdollista.

Tänään IT-vuokrauksen ytimen muodostavat iPadien lisäksi kannettavat tietokoneet sekä iPad-ständit. Kuitenkin myös muita IT-laitteita on mahdollista vuokrata. Etätyön tueksi tarvitaan usein myös ulkoinen näyttö ja onpa Soluto vuokrannut myös tulostimia. Ainoa laite, mitä emme mielellämme hygieniasyistä vuokraa, ovat kuulokkeet. Kaikki muu on mahdollista saada vuokralle.

Alkuperäinen idea siis jalostui ja kantoi tähän päivään, missä IT-vuokraus on tärkeä osa Soluton tarjoamia palveluita. IT-vuokrauksen kehitystarina ei kuitenkaan ole missään nimessä valmis. 2020-luvulla ilmastonmuutos on yksi suurimmista, meihin kaikkiin vaikuttavista ilmiöistä. Näemme entistä tärkeämpänä, että IT-laitteita ei hankita turhaan kaappeihin pölyttymään vaan hyödynnetään mahdollisuutta vuokrata laite, kun käyttötarve on lyhytaikainen. Näin samaa laitetta käyttää useampi asiakasyritys ja laite palvelee koko elinkaarensa.

Haluamme edelleen kehittää vuokrattavien laitteiden valikoimaa ja tunnistaa yhä uusia asiakastarpeita, joihin IT-laitteiden vuokraaminen olisi asiakkaalle kustannustehokkaampi ja ympäristöystävällisempi ratkaisu. Tässä kehittämistyössämme haluamme kuulla myös asiakkaidemme ajatuksia. Soluton IT-vuokrauksen tarina alkoi yhden solutolaisen ideasta. Nyt se jatkuu yhdistäen niin meidän kuin asiakkaidemme ideoita.